Kontrolle der Großhandelsrechnungen und Sammelrechnungen
Der Prüfrahmen wird vorab nach Zeitraum, Standort und Lieferant festgelegt. Einzelne Prozentwerte werden nicht isoliert bewertet; maßgeblich ist ihre tatsächliche Wirkung auf den Einkauf der Apotheke.
- Soll-/Ist-Abweichungen zwischen Vereinbarung und Abrechnung
- Einzelpositionen nach PZN, Preis, Menge, Rabatt und Skonto prüfen
- Rx-, OTC- und Hochpreiserpositionen getrennt auswerten
- Rabatt, Skonto, Rabattbasis, Ausschlüsse und Deckelungen
- Gebühren, Zuschläge, Retourenkosten und Gutschriften
- Bonus-, Mindestumsatz- und Umsatzschwellen kontrollieren
- Sonderprogramme, Bestellwege und Bezugsverteilung bewerten
- Rückvergütungen periodengerecht zuordnen
- Optionaler Abgleich mit Warenwirtschafts- oder ADAS-Daten
Prüftiefe und Rhythmus richten sich nach der konkreten Aufgabe. Die Apotheke erhält vor Beginn einen eindeutig abgegrenzten Leistungsumfang.
- Einmalige Einkaufs- und Rechnungsanalyse für einen definierten Zeitraum
- Laufendes monatliches Einkaufscontrolling mit Wiedervorlage
- Vorbereitung und Begleitung von Konditionsverhandlungen
- Kombination der Bausteine nach Datenlage und Zielsetzung
So läuft die Analyse in vier Schritten ab
Der Ablauf ist transparent und wiederholbar. Offene Punkte bleiben mit Beleg, Verantwortlichem und Termin sichtbar, bis sie geklärt oder bewusst entschieden sind.
- 1. Unterlagen und Zielsetzung für Zeitraum, Lieferanten und Standorte festlegen
- 2. Daten strukturiert zusammenführen und Soll gegen Ist auswerten
- 3. Befunde, Ursachen und wirtschaftliche Bedeutung gemeinsam besprechen
- 4. Maßnahmen, Verantwortliche und Verhandlungsgrundlage festhalten
Diese Ergebnisse erhält die Apotheke
Die Auswertung endet nicht mit einer Datentabelle. Sie übersetzt Auffälligkeiten in nachvollziehbare Entscheidungen für Inhaberschaft, Einkauf und PKA-Team.
- Soll-Ist-Bericht mit dokumentierter Daten- und Rechenbasis
- Bewertung der tatsächlich realisierten Konditionswirkung
- Priorisierte Auffälligkeiten und offene Klärungspunkte
- Konkrete Handlungsempfehlungen für Einkauf und Prozesse
- Belastbare Entscheidungsgrundlage für Großhandelsgespräche
Rechenbeispiel: Warum der Durchschnittsrabatt täuschen kann
Enthält ein Warenkorb regulär rabattierbare Positionen und Hochpreiser mit begrenzter Rabattwirkung, fällt ein einfacher Durchschnitt über den Gesamtumsatz niedriger aus, obwohl die vereinbarten Konditionen korrekt angewandt sein können. Deshalb werden Warengruppen, Rabattbasis, Deckelung und Euro-Betrag getrennt. Das Beispiel erläutert die Methodik und ist weder Benchmark noch Einsparprognose.
- Rabattfähige Basis je Artikelgruppe bestimmen
- Prozentwert und tatsächlich gutgeschriebenen Euro-Betrag trennen
- Hochpreiser, Ausschlüsse und Sonderregeln separat ausweisen
- Erst danach Konditionswirkung und Handlungsbedarf beurteilen
Pharmazeutische Praxis und Einkaufsdaten zusammenführen
Martin Didunyk ist approbierter Apotheker und verbindet Erfahrung aus Apotheke und pharmazeutischem Großhandel mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung. So werden Daten nicht nur rechnerisch, sondern auch nach Warenfluss, Versorgung, Bestellpraxis und Umsetzbarkeit eingeordnet.
- Persönlicher fachlicher Ansprechpartner
- Einordnung von Rx, OTC, Hochpreisern und Lieferfähigkeit
- Verständliche Besprechung mit Inhaberschaft und Einkauf
- Vertraulicher Umgang mit Konditions- und Betriebsdaten
Konditionen in Euro bewerten
Nicht der sichtbar höchste Rabatt, sondern das Gesamtergebnis aus Rabatt, Skonto, Gebühren, Marge, Lieferfähigkeit und Kapitalbindung ist entscheidend.
- Großhandels- und Direktbezug vergleichen
- Rx-, OTC- und Hochpreiser getrennt steuern
- Rechnungen, Zuschläge und reale Rückvergütung prüfen
Lieferengpässe aktiv bearbeiten
Engpässe werden mit klaren Regeln, Alternativen, Kontingenten und transparenten Zuständigkeiten bearbeitet – statt im Tagesgeschäft zu eskalieren.
- PZN-Alternativen und Beschaffungswege strukturieren
- Kontingente, Rückstände und Fristen überwachen
- Team- und Patientenkommunikation vereinheitlichen
PKA und Teams digital entlasten
Automatisierte PZN-Disposition und saubere Daten reduzieren Suchaufwand und machen Entscheidungen nachvollziehbar.
- Bestands-, Reichweiten- und Verfallskontrolle
- Lieferantenportfolio und Eskalationswege
- Einkaufscontrolling mit konkreten Maßnahmen
